Waarom is het belangrijk?

In deze blogpost ga je leren op welke drie manieren je analoge data kan omzetten naar digitale data. Er zijn een paar belangrijke verschillen waarover je op de hoogte moet zijn, en elke vorm van ‘digitaal gaan’ brengt bepaalde voordelen met zich mee.

Na het lezen van deze post zal je beter begrijpen waar je onderneming zich momenteel bevindt in de digitale wereld. Alvorens veranderingen aan je bedrijfsprocessen door te voeren, is het belangrijk om de status quo te analyseren. Zo kom je te weten waar het momenteel nog fout gaat, en hoe je het in de toekomst beter kan aanpakken!

Brengt digitaal altijd waarde met zich mee?

Soms zorgt het digitaliseren van analoge processen alleen maar voor meer werk. Neem bijvoorbeeld een factuur in pdf. Hoewel het een digitaal document is, brengt het geen extra waarde mee voor het boekhoudkundige proces. Een mens moet immers nog steeds de informatie uit de pdf overtikken in de boekhoudsoftware (tenzij er dure OCR technologie gebruikt wordt).

Om echt te weten te komen of digitaal gaan een meerwaarde zal zijn voor jouw onderneming, is het belangrijk om de verschillen tussen digitalisatie en een digitale transformatie te kennen. Ook voor startende ondernemers is het belangrijk om die verschillen te kennen. Je kan dan meteen inpikken waar nodig.

 

De eerste stap naar digitalisatie: 'digitization'

Eigenlijk omvat digitalisatie twee verschillende dingen. In het Engels wordt het onderscheid aangeduid met twee woorden: digitization en digitalisation.

‘Digitization’ betekent dat analoge informatie gecodeerd wordt in nullen en enen zodat een computer die informatie kan opslaan en verwerken. Laat ons even bekijken wat dat betekent voor onze voorbeeld factuur.

‘Digitization’ voor die factuur zou je kunnen bereiken door er een foto van te nemen en die up te loaden op je computer. Zoals hierboven vermeld, brengt dat eigenlijk geen meerwaarde mee voor je zaak, buiten het feit dat de factuur nu gemakkelijker bewaard kan worden.

 

De tweede stap naar digitalisatie: 'digitalisation'

‘Digitization’ en ‘digitalisation’ zijn twee termen die sterk aan mekaar verwant zijn. In het Nederlands maken we zelfs geen onderscheid en noemen we het gewoon digitalisatie. Toch zijn het twee verschillende dingen.

‘Digitalisation’ is het proces waarbij je ‘digitized’ data gebruikt om je bedrijfsprocessen te verbeteren: je laat de ‘digitized’ data voor je werken. De term omvat ook het gebruik van digitale technologieën om meer omzet te draaien, je onderneming te verbeteren en een digitale cultuur te creeëren waar alles digitaal bij de kern ligt.

Deze tweede stap kan voor de voorbeeldfactuur op meerdere manieren bereikt worden. Een interessante use-case waar ik dan aan denk is de cloud. Door de foto van de factuur te uploaden in een cloudsoftware, bijvoorbeeld Onedrive, maak je het mogelijk om het document snel te delen met alle andere medewerkers. Meerdere medewerkers kunnen er dan ook gelijktijdig aan werken, zonder zich zorgen te hoeven maken over waar de laatste versie opgeslagen is. Zoals je ziet brengt dit wel een meerwaarde mee voor je zaak. Digitalisatie faciliteert teamwerk vanop afstand.

 

 

Het uiteindelijke doel: een digitale transformatie

Dit is waar het onderwerp pas echt interessant wordt (en waar jou focus ook zou moeten liggen). Netguru beschrijft een digitale transformatie als volgt: “Een digitale transformatie omvat het integreren van digitale technologie op alle vlakken in een bedrijf. Ze brengt diepgaande veranderingen toe aan de manier van werken door nieuwe zakelijke processen, klantervaringen en een digitale organisatiecultuur te implementeren.”

Kort samengevat: een digitale transformatie stelt een bedrijf en haar medewerkers in staat om meer te bereiken door minder te doen.

Hier komen we nog een laatste keer terug op onze voorbeeldfactuur. Er bestaat tegenwoordig software om facturen op te stellen in Universal Business Language. UBL is een standaardformaat dat door de industrie is geïntroduceerd als een oplossing om de factuurverwerking te vereenvoudigen.

Een UBL bestand is een factuur die is opgesteld in de vorm van een XML bestand. Dat XML bestand bevat alle informatie die een standaard pdf factuur ook heeft, maar in een gestructureerd en vast formaat. Tools die UBL documenten ondersteunen kunnen zo’n documenten importeren waarop alle facturatie informatie zoals het bedrag, de datum en de btw automatisch ingeladen wordt.

Dit tilt de factuur naar een heel nieuw niveau: zonder enige menselijke tussenkomst kan de factuur nu naar de boekhoudsoftware verstuurd worden om automatisch ingeboekt te worden. Toekomstgerichte ondernemingen moeten op dat niveau van automatisatie mikken.

 

Andere voorbeelden van digitale transformatie

Hoewel het voorbeeld van onze factuur maar een kleine digitale transformatie is, toont het wel de mogelijkheden die een volledige digitale transformatie met zich mee kan brengen. Er zijn tegenwoordig heel wat tools die een digitale transformatie faciliteren. Eentje die meteen ter gedachte komt is Zapier. Hun missie is kort maar krachtig geformuleerd: “Zapier takes the work out of workflow.”

Wil je meer weten over hoe wij Zapier gebruiken om onze eigen digitale transformatie door te voeren? Blijf deze blog dan zeker volgen!

Wist je trouwens dat Bizantium jouw onderneming volledig digitaal kan oprichten? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek!


Contacteer ons